Klientendaten verwaltenin der Sozialarbeit
Klientenakte digital führen, Fallberichte und Sozialberichte dokumentieren, Genogramme und Auswertungen erstellen — unterstützt durch KI. Klientendaten werden automatisch anonymisiert, bevor sie an ChatGPT, Claude oder Gemini gehen. Sicher, effizient, DSG- und DSGVO-konform.
KI nutzen wollen — aber Klientendaten schützen müssen
Drei Hürden, die Fachpersonen in der Sozialen Arbeit täglich erleben.
Klientendaten in Cloud-KI?
Fallberichte, Gefährdungsmeldungen und Sozialberichte enthalten hochsensible Personendaten. Direktes Einfügen in ChatGPT oder Claude verstösst gegen Art. 5 lit. c DSG und die Schweigepflicht nach Berufsrecht.
Berichte kosten Stunden
Sozialarbeiter verbringen bis zu 40 % ihrer Arbeitszeit mit Dokumentation statt mit Klientenarbeit. KI könnte helfen — aber nicht mit offenen Personendaten.
Berufsgeheimnis in Gefahr
Die Schweigepflicht (Art. 321 StGB CH / § 203 StGB DE) und das Sozialgeheimnis (§ 35 SGB I DE) verbieten die unkontrollierte Weitergabe von Klientendaten an Dritte — auch an KI-Anbieter.
Quellen: Schweizer DSG (SR 235.1), Art. 321 StGB CH, § 203 StGB DE, § 35 SGB I DE, EU-DSGVO (Verordnung 2016/679)
Von der Fallnotiz zum fertigen Sozialbericht — in vier Schritten
Notizen eingeben
Fallnotiz, Verlaufsbericht oder Gefährdungsmeldung als Text, PDF, DOCX oder Bild hochladen.
Automatisch anonymisieren
Incognify erkennt und maskiert Klientennamen, Geburtsdaten, AHV-Nummern, Adressen, Arbeitgeber, Familienangehörige und weitere identifizierende Angaben.
KI-Bericht erstellen lassen
Die anonymisierte Fassung geht an ChatGPT, Claude oder Gemini. Über 11 spezialisierte KI-Assistenten für Soziale Arbeit mit Vorlagen für Fallberichte, KESB-Berichte, Gefährdungsmeldungen und Verlaufsdokumentationen stehen bereit.
Fertigen Bericht erhalten
Der KI-generierte Bericht kommt professionell strukturiert zurück. Bei Bedarf werden Platzhalter automatisch durch die Originaldaten ersetzt.
Von der digitalen Klientenakte bis zur Auswertung
Incognify unterstützt Fachpersonen im Sozialdienst bei der gesamten Dokumentation — von der Datenerfassung bis zum fertigen Bericht, ohne dass Klientendaten Ihre Organisation verlassen.
Digitale Klientenakte führen
Notizen, Verlaufseinträge und Korrespondenz an einem Ort dokumentieren. Wer KI für Zusammenfassungen oder Formulierungen einsetzt, lässt zuvor automatisch alle Personendaten anonymisieren — die digitale Akte bleibt vertraulich.
Berichtspflichten erfüllen
Sozialberichte, KESB-Berichte und Massnahmenberichte fristgerecht erstellen. Die KI strukturiert die anonymisierte Fassung in Minuten statt Stunden — die Berichtspflicht gegenüber Behörden ist erfüllt, das Berufsgeheimnis bleibt gewahrt.
Genogramme & Verlaufsdarstellungen
Familiensysteme und Fallverläufe nachvollziehbar abbilden. Beziehungen und Stationen lassen sich mit KI-Unterstützung beschreiben und ordnen — die beteiligten Personen bleiben durch Platzhalter geschützt.
Auswertungen & Statistiken
Falldaten zusammenfassen, Entwicklungen erkennen und Jahresberichte vorbereiten. Auswertungen entstehen auf Basis anonymisierter Daten — datenschutzkonform nach Schweizer DSG, deutscher DSGVO und österreichischem DSG.
Datenerfassung im Sozialdienst, Dokumentation und Auswertung — Incognify macht den sicheren KI-Einsatz für jeden dieser Schritte möglich. Mehr dazu in unserem Beitrag Berufsgeheimnis und Cloud-KI.
Sozialbericht für die KESB — vorher und nachher
Sozialbericht vom 25.03.2026, Sozialdienst Kreis 4, Zürich. Klient Marco Rossi, geb. 12.11.1992, AHV-Nr. 756.9876.5432.10, wohnhaft Langstrasse 55, 8004 Zürich. Herr Rossi wird seit Januar 2025 durch den Sozialdienst begleitet. Anlass: Gefährdungsmeldung der Schule Kern betreffend Tochter Giulia (7). Arbeitgeber: Gastro AG Zürich (Teilzeitanstellung, 60 %). Beiständin: Lisa Frey, 044 555 33 22, l.frey@soziales-zh.ch
Sozialbericht vom [DATUM], Sozialdienst [ORGANISATION], [STADT]. Klient [PERSON], geb. [GEBURTSDATUM], AHV-Nr. [AHV_NR], wohnhaft [STRASSE], [PLZ] [STADT]. [PERSON] wird seit [DATUM] durch den Sozialdienst begleitet. Anlass: Gefährdungsmeldung der [ORGANISATION] betreffend Tochter [PERSON] ([ALTER]). Arbeitgeber: [ORGANISATION] (Teilzeitanstellung, 60 %). Beiständin: [PERSON], [TELEFON], [E-MAIL]
Für jede Fachrichtung die passende Lösung
Sozialdienste & KESB
- Sozialberichte für KESB erstellen
- Gefährdungsmeldungen dokumentieren
- Fallverlaufsdokumentation aufbereiten
- Massnahmenberichte formulieren
Beratungsstellen & Heime
- Beratungsprotokolle erstellen
- Austrittsberichte formulieren
- Therapieverlaufsberichte aufbereiten
- Teamübergaben strukturieren
Schulsozialarbeit & Jugendarbeit
- Standortbestimmungen dokumentieren
- Elterngesprächsprotokolle erstellen
- Jahresberichte aufbereiten
- Vernetzungsberichte formulieren
Cloud-KI ohne vs. mit Incognify
Entwickelt für den Umgang mit Klientendaten
Schweizer Infrastruktur
Alle Klientendaten werden ausschliesslich auf Servern in der Schweiz verarbeitet. Kein Transfer in die USA oder andere Drittländer.
Keine Datenspeicherung
Ihre Klientendaten werden nach der Anonymisierung nicht gespeichert. Kein Training, keine Weitergabe, keine Protokollierung des Klartexts.
DSG & DSGVO konform
Incognify erfüllt Art. 321 StGB CH, § 203 StGB DE, § 35 SGB I, DSG Art. 8, DSGVO Art. 32 und DSG AT.
Volle Transparenz
Sie sehen jederzeit, welche Daten erkannt und anonymisiert wurden. Jeder Schritt ist nachvollziehbar und dokumentiert.
Weniger Dokumentation, mehr Zeit für Klientenarbeit
Fachpersonen in der Sozialen Arbeit verbringen bis zu 40 % ihrer Arbeitszeit mit Dokumentation. Incognify macht den sicheren Einsatz von KI möglich — und gibt Ihnen diese Zeit zurück.
Häufige Fragen zur Sozialen Arbeit
Schweigepflicht, Klientendokumentation und KI — die wichtigsten Antworten.
Bleibt die Schweigepflicht gewahrt, wenn ich KI nutze?
Kann ich Fallberichte und Verlaufsnotizen sicher mit KI erstellen?
Werden Klientendaten wirklich anonymisiert, bevor sie an die KI gehen?
Ist Incognify DSG-, DSGVO- und DSG-AT-konform?
Wie verwalte und dokumentiere ich Klientendaten mit Incognify?
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