Sozialarbeit lebt vom Vertrauen. Dass Datenschutz und Berufsgeheimnis dieses Vertrauen tragen — und nicht einschränken — ist für viele Fachpersonen keine Theorie mehr, sondern gelebter Alltag.
Ein Komposit-Interview mit Sara, 34, Sozialarbeiterin mit sieben Jahren Praxis in einem privaten Träger im DACH-Raum.
Hinweis: Sara ist ein fiktives Komposit. Die Antworten fassen Aussagen mehrerer Fachpersonen zusammen, die uns in Gesprächen zum Thema Datenschutz und KI berichtet haben. Es gibt keinen realen Fall, kein reales Team, keine reale Trägerorganisation dahinter.
Warum haben wir dieses Interview geführt?
In den letzten Wochen fällt uns in Gesprächen mit Sozialarbeiter:innen ein wiederkehrendes Muster auf: Wer Datenschutz zuerst als Zusatzaufgabe erlebt hat, sagt heute häufiger, es sei eine Entlastung geworden. Nicht weniger Arbeit — aber weniger Zweifel im Kopf.
Dieses Interview verdichtet, was wir gehört haben. Sara steht stellvertretend für viele. Die Fragen sind so gestellt, wie sie uns von Berufseinsteiger:innen und erfahrenen Fachpersonen zurückgespielt werden.
Sara, das Klischee sagt: Datenschutz ist die Bremse in der Sozialarbeit. Was sagen Sie?
Das Klischee kenne ich. Es kommt oft von aussen — Familie, Bekannte, manchmal aus der IT-Ecke. Innerhalb der Sozialarbeit höre ich das seltener. Wir wissen, warum es Datenschutz gibt. Wir wissen, dass eine Klientin nur mitarbeitet, wenn sie glaubt, dass ihre Geschichte nicht durchsickert. Datenschutz ist der Rahmen, in dem überhaupt gearbeitet werden kann.
Was tatsächlich bremsen kann, sind Werkzeuge, die nicht zum Rahmen passen. Ein Excel-Berg, in dem Namen und Diagnosen quer liegen. Ein Vorlagenordner, in dem die aktuelle Fassung nicht mehr die aktuelle Fassung ist. Ein KI-Tool, bei dem ich nicht weiss, ob ich es benutzen darf oder nicht. Diese Reibung meint man, glaube ich, wenn man Datenschutz als Hindernis erlebt.
Was hat sich in Ihrem Berichtsalltag verändert, seit KI-Tools kollegial mitlaufen?
Konkret gesagt: Ich sitze mit einem Notizheft im Termin, danach am Schreibtisch. Früher habe ich für einen Sozialbericht anderthalb Stunden gebraucht — Notiz zu Rohtext, Rohtext zu Abschnittsstruktur, Abschnitte zu Bericht. Heute lasse ich mir die Struktur vorschlagen, und ich schreibe die inhaltliche Argumentation dazu. Das ist die spannende Arbeit. Die andere Arbeit ist Handwerk.
Wichtig dabei: Ich kopiere keine Namen, keine Adressen, keine Diagnosen in ein Cloud-Tool. Bei uns läuft der Text durch einen Vorfilter, der die Personendaten ersetzt, bevor die KI sie sieht. Ich sehe im Text Platzhalter. Die KI sieht Platzhalter. Der fertige Text kommt zurück, die Platzhalter werden lokal wieder aufgelöst. Klient:innen tauchen in der Cloud nie auf.
Das ist der Unterschied. Nicht «KI ja oder nein», sondern «KI mit oder ohne Vorfilter».
Wie war das früher — vor diesem strukturierten Pfad?
Ehrlich? Zwei Typen. Der eine hat KI gar nicht angefasst und schriftlich alles selbst gemacht — sicher, aber langsam. Der andere hat KI benutzt und Namen und Daten hineinkopiert, weil das Werkzeug halt praktisch war. Dazwischen war lange nichts.
Das Zwischenstück war der Vorfilter. Als er da war, hat sich ein Konflikt aufgelöst, den viele Kolleg:innen still mit sich getragen haben. Man will nicht langsam sein. Man will auch nichts falsch machen. Beides ging vorher schlecht zusammen.
Was raten Sie einer neuen Kollegin, die gerade anfängt?
Nehmen Sie die eigenen Zweifel ernst. Wenn Sie sich fragen, ob Sie diesen Absatz gerade in ein Cloud-Tool eingeben dürfen — die Antwort ist wahrscheinlich nein. Ohne strukturierten Pfad, ohne Weisung, ohne Vorfilter, im Zweifel nicht.
Fragen Sie die Trägerleitung, welchen Pfad es gibt. Wenn es keinen gibt, sagen Sie das kollegial, aber deutlich. Es ist keine Zumutung. Es ist eine Bitte um Arbeitsschutz.
Sehen Sie Datenschutz nicht als etwas, das zwischen Ihnen und den Klient:innen steht. Er ist Teil dessen, was Klient:innen von Ihnen bekommen. Die Zusicherung, dass ihre Geschichte in der Sozialarbeit bleibt und nicht in einer Trainingsdatenbank landet, ist ein Wert. Sie steht mit auf Ihrer Berufsvisitenkarte.
Wie gehen Sie persönlich mit Fehlern um, die vor der Filter-Praxis passiert sind?
Ehrlich und nüchtern. Wir haben im Team einmal reflektiert, wo in den vergangenen Jahren wahrscheinlich Klartext-Daten in Cloud-Tools gelangt sind. Nicht, um jemanden zu beschämen — sondern, um zu verstehen, welche Klient:innen-Konstellationen betroffen sein könnten und wie wir heute damit umgehen.
Das war unangenehm, aber nötig. Und es hat den strukturierten Pfad danach akzeptierter gemacht, weil alle wussten, warum er da ist. Datenschutz ist nicht nur Recht. Er ist auch Reflexion.
Ein letzter Satz — was bleibt, wenn Sie zurückschauen?
Datenschutz ist kein Hindernis, wenn er im Handwerk mitläuft. Wenn ich extra über ihn nachdenken muss, ist etwas am Werkzeug schief. Wenn er stumm mitgeht, arbeite ich frei.
Was Sie aus diesem Interview mitnehmen können
Datenschutz gehört zum Vertrauen. Klient:innen erwarten ihn. Er ist Teil der Berufsleistung, nicht ihre Beschränkung.
KI-Nutzung braucht einen strukturierten Pfad. Ohne Vorfilter oder mit Klartext-PII in der Cloud passiert das, was Trägerleitung und Berufsgeheimnis nicht wollen (siehe Bussen unter dem nDSG).
Der wirksame Unterschied ist nicht «KI ja oder nein», sondern «KI mit oder ohne Anonymisierungs-Vorfilter». Die Cloud sieht Platzhalter, das Team sieht den echten Fall.
Berufseinsteiger:innen sollten Zweifel ernst nehmen und den Träger nach dem gültigen Pfad fragen. Es ist eine kollegiale, keine unangenehme Frage.
Reflexion zurück in die Vergangenheit ist unangenehm — und hilft. Wer erkennt, wo unstrukturierte KI-Nutzung stattgefunden hat, kann bewusst umsteuern.