Kantone und Länder verlangen Dokumentation. Aufsichten prüfen, ob sie vollständig, nachvollziehbar und sicher geführt ist. Gleichzeitig erwarten Vorstände, Trägerorganisationen und Mitarbeitende, dass die Akten nicht zum Engpass werden. KI-Werkzeuge versprechen Entlastung – können aber genau dann zum Problem werden, wenn Klient:innendaten unkontrolliert in die Cloud gelangen.
Dieser Beitrag zeigt, was die Aufzeichnungspflicht in der Sozialhilfe heute konkret verlangt, wo die Datenschutzgrenze liegt, und wie eine Trägerleitung KI sauber in die Dokumentation einbauen kann.
Hinweis: Dieser Text ist keine Rechtsberatung. Für Einzelfälle bitte die zuständige juristische Stelle der eigenen Organisation hinzuziehen.
Was die Aufzeichnungspflicht überhaupt verlangt
Die Pflicht, Sozialhilfe-Fälle zu dokumentieren, ergibt sich nicht aus einer einzigen Norm, sondern aus dem Zusammenspiel mehrerer Quellen.
Schweiz
Die SKOS-Richtlinien (Kapitel A.5 und E.1) verlangen eine vollständige, chronologische und überprüfbare Aktenführung – als Grundlage für rechtmässige Verfügungen, Rechenschaft gegenüber der Aufsicht und das Akteneinsichtsrecht der Klient:innen (skos.ch/richtlinien). Im Kanton Zürich regelt § 39 SHG die Aktenführung und Aufbewahrung.
Deutschland
Die §§ 67–85 SGB X regeln den Sozialdatenschutz; § 35 SGB I begründet das Sozialgeheimnis. Träger der Sozialhilfe sind verpflichtet, Sozialdaten zweckgebunden zu erheben, zu speichern und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu löschen (gesetze-im-internet.de/sgb_10).
Österreich
§ 17 AVG verankert das Akteneinsichtsrecht, das eine ordnungsgemässe Aktenführung voraussetzt. Die Sozialhilfegesetze der Bundesländer ergänzen das.
Drei Punkte tauchen überall auf:
Wo die Datenschutzgrenze liegt
Sozialhilfe-Akten enthalten regelmässig besonders schützenswerte Personendaten: Gesundheitsangaben, finanzielle Verhältnisse, Familiensituation, Migrationsstatus, Suchterkrankungen. Sie unterstehen dem Berufsgeheimnis bzw. dem Sozialgeheimnis.
Auftragsbearbeitung: Wer Sozialhilfe-Akten in einer Cloud bearbeitet, ein Sprachmodell zur Berichterstellung nutzt oder Mails mit Falldetails an eine externe Schnittstelle schickt, betreibt Auftragsbearbeitung (Art. 9 und Art. 22 nDSG, Art. 28 DSGVO, § 80 SGB X). Das verlangt einen Vertrag, eine Risikobeurteilung, technisch-organisatorische Massnahmen und einen Eintrag im Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten.
Wo KI die Dokumentation entlasten kann – und wo nicht
KI-Werkzeuge sind in zwei Disziplinen stark, die in der Sozialhilfe Zeit binden:
Strukturierung von Rohnotizen
Aus Gesprächsstichworten wird ein konsistenter Eintrag im Falldossier.
Berichtsentwürfe
Ein Sozialbericht oder eine Empfehlung an die KESB wird zu einem ersten Entwurf, den die Fachperson redigiert.
Was KI nicht ersetzt:
Das eigentliche Risiko
Wer Rohnotizen mit echten Namen in einen frei zugänglichen Chatbot schreibt, verstösst gegen das Berufsgeheimnis – auch wenn der Bericht am Ende anonymisiert vorliegt. Die Pflichtverletzung passiert beim Hochladen, nicht beim Ergebnis.
Fünf Schritte, mit denen eine Trägerleitung KI in die Dokumentation einbaut
Dokumentations-Workflow auflisten
Welche Schritte in der Aktenführung sind heute manuell? Welche binden am meisten Zeit? Berichterstellung, Korrespondenz an KESB, Übersetzungen – das sind die typischen Kandidaten.
Datenflüsse benennen
Für jeden Schritt: Welche Daten verlassen die Organisation? An welchen Dienst? Auf welcher Rechtsgrundlage? Das ist die Vorarbeit für das Verzeichnis nach Art. 12 nDSG bzw. Art. 30 DSGVO.
Vorfilter setzen
Bevor Klient:innendaten an einen KI-Dienst gehen, werden Namen, Adressen, Fallnummern und AHV-/Sozialversicherungsnummern automatisch entfernt oder pseudonymisiert.
Audit-Trail aktivieren
Jeder KI-unterstützte Eintrag wird mit Zeitstempel, Bearbeiter:in und Hinweis «KI-Entwurf, fachlich freigegeben» markiert. Die Aufsicht kann nachvollziehen, wo KI half und wo die Fachperson entschieden hat.
Aufbewahrung und Löschung mitdenken
Die KI-Eingabe und der Entwurf sind selbst Sozialdaten. Sie unterstehen denselben Fristen wie das Falldossier und werden nicht als Nebenprodukt vergessen.
Komposit-Beispiel: Wie eine Trägerleitung das umsetzt
Fiktives Fallbeispiel. Frau M. leitet eine regionale Sozialberatungsstelle mit 14 Mitarbeitenden in der Deutschschweiz. Die Aufsicht hat in der letzten Visitation eine inkonsistente Aktenführung beanstandet. Mitarbeitende dokumentieren in Word, in einer Fachapplikation und gelegentlich in einer Outlook-Notiz.
Frau M. entscheidet, dass alle Berichte künftig in der Fachapplikation entstehen. Für die Vorarbeit – Rohnotizen ordnen, Berichtsentwurf strukturieren – wird ein KI-Werkzeug genutzt, das die personenbezogenen Daten vor dem Versand an das Sprachmodell entfernt. Im Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten wird der Dienst eingetragen, ein Auftragsbearbeitungsvertrag liegt vor, und jeder Eintrag im Falldossier trägt eine Markierung, ob KI beteiligt war.
Die nächste Visitation zeigt: Aktenführung ist nachvollziehbar, das Berufsgeheimnis bleibt gewahrt, und die durchschnittliche Berichtsdauer ist von 90 auf 40 Minuten gefallen.
Was die Aufsicht in den nächsten Visitationen prüfen wird
Auf der Basis aktueller Praxisempfehlungen (EDÖB, kantonale Datenschutzbeauftragte, Landesdatenschutzbehörden) lohnt es sich, drei Fragen heute vorzubereiten:
Wer diese drei Fragen sauber beantworten kann, hat die Aufzeichnungspflicht und das Sozialgeheimnis nicht als Gegensatz zur KI-Nutzung verstanden, sondern als deren Rahmen.
Nächster Schritt
Wenn Sie für Ihre Organisation prüfen möchten, wie ein KI-Vorfilter im Dokumentations-Workflow konkret aussehen könnte – inklusive Audit-Trail und Eintrag ins Verzeichnis nach Art. 12 nDSG – fordern Sie einen Pilot für Ihre Organisation an.
FAQ
Wie lange müssen Sozialhilfe-Akten aufbewahrt werden?
Das hängt vom Kanton bzw. Bundesland ab. In vielen Schweizer Kantonen sind 10 Jahre nach Falabschluss üblich; in Deutschland richtet sich die Frist nach § 84 SGB X und den jeweiligen Spezialgesetzen. Massgeblich ist die kantonale bzw. landesrechtliche Regelung.
Darf ich ChatGPT für einen Sozialbericht nutzen?
Nur, wenn keine personenbezogenen Daten an den Dienst übermittelt werden. Praktisch heisst das: Vorfilter, Pseudonymisierung oder ein Dienst mit vertraglich abgesichertem Auftragsbearbeitungsverhältnis (Art. 9 nDSG / Art. 28 DSGVO).
Was ist der Unterschied zwischen Aufzeichnungspflicht und Berufsgeheimnis?
Die Aufzeichnungspflicht verlangt, dass dokumentiert wird. Das Berufsgeheimnis (Art. 35 nDSG, § 35 SGB I) regelt, wer Einsicht erhält. Beide gelten gleichzeitig. Für KI-gestütztes Arbeiten bedeutet das: die Pflicht zur Dokumentation schafft keine Ausnahme vom Berufsgeheimnis.
Disclaimer: Alle Fallkonstellationen in diesem Beitrag sind Komposite. Sie bilden keine realen Klient:innen ab. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Quellen: SKOS-Richtlinien A.5/E.1 — skos.ch/skos-richtlinien. nDSG SR 235.1 — fedlex.admin.ch. DSGVO (EU) 2016/679 — eur-lex.europa.eu. SGB X — gesetze-im-internet.de/sgb_10. SGB I — gesetze-im-internet.de/sgb_1. AVG (AT) — ris.bka.gv.at.